polski
Wybierz język:
Masz pytania? Zadzwoń:
62 740 14 18

RODO

                                                                                                                     KLAUZULA INFORMACYJNA

dla dostawców/kontrahentów

 

Obowiązek informacyjny

 

 

1. Informacja wstępna.

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanej dalej RODO) uprzejmie informujemy, że:

Administratorem Państwa danych osobowych (ADO) jest:

„PAKIET” Zbigniew Wechterowicz i Paweł Berek s.c., ul. Zakrzewska 15, 63-230 Witaszyce

 

zwana dalej Spółką, i jako administrator danych osobowych, informuje poniżej o sposobach, w jakie są one przetwarzane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty, jasny i komunikatywny sposób poinformować: dlaczego i w jaki sposób Spółka  gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe; na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.

Spółka podejmująca kontakt z dostawcą/kontrahentem, zawierająca z nim umowę lub składająca zamówienie jest administratorem danych osobowych zebranych w tym procesie, co oznacza, iż decyduje ona o celach, w jakich te dane są wykorzystywane i sposobach przetwarzania.

 

2. Zakres informacji.

W niniejszej klauzuli informacyjnej Spółka informuje o wszelkich formach przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do osób fizycznych będących:

a) dostawcami lub kontrahentami, w tym potencjalnymi, Spółki,

b) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów oraz

c) innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami i/lub kontrahentami.

3. Rodzaje danych osobowych.

3.1. Dane podawane przez Klientów.

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Spółką, mogącą polegać w szczególności na: świadczeniu przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług lub dostarczaniu towarów do Spółki lub współpracy  przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Spółką, podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy, realizacji umowy oraz współpracy pomiędzy Państwem oraz Spółką. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Spółkę (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji faktury, wykonania usługi, wywiązania się z umowy etc.).

3.2. Dane zbierane z innych źródeł.

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. Możemy również pozyskiwać Państwa dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez Spółkę. Dotyczy to danych umożliwiających kontakt z konkretnym Klientem, który był już odbiorcą produktów i usług Spółki.

 

4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych.

4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych.

Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań umownych wobec państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej z Spółką.

b) art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dane będą przetwarzane w celach w nich wskazanych;

c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Prawnie uzasadnionym interesem ADO jest zawieranie i wykonywanie umów z Kontrahentami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi;  ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami; weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach; weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących z Spółką, np. kurierów lub osób przewożących gotówkę, osób odbierających towar etc.; kontakt z Kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów

Kontrahentów służących umożliwieniu kontaktu przez Spółkę z Kontrahentami; podstawowa wymiana danych o Kontrahentach za pomocą systemów informatycznych używanych przez Spółkę.

d) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa.

Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.

 

4.2. Cele i okresy przetwarzania danych.

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Spółka poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.

 

Cel przetwarzania

Okres przetwarzania

W zakresie wypełniania zobowiązań umownych

Okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem oraz Spółką, a po tym czasie dane będą przetwarzane przez okres wymagany przez prawo lub przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń  w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia

W zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na ADO

Przez cały okres wypełniania tych obowiązków

W zakresie uzyskanych zgód na przetwarzanie danych osobowych

Dane będę przetwarzane do chwili wycofania zgody

W zakresie realizacji uzasadnionych interesów ADO

Dane będą przetwarzane do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Państwo sprzeciwu wobec przetwarzani Państwa danych

Weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących z Spółką

Okres przez jaki dane o Kontrahentach przetwarzane są dla innych celów.

W zakresie archiwizacji danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa - Ordynacja podatkowa

Okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury, rozwiązanie umowy etc.

 

 

5. Środki zabezpieczające dane osobowe.

Wszyscy pracownicy oraz podmioty współpracujące uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procedur związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności obowiązujących w Spółce. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.

 

6. Odbiorcą Państwa danych osobowych mogą być:

a) w ramach Spółki

Możemy przekazywać dane osobowe naszym pracownikom, w szczególności przedstawicielom handlowym, a także innym podmiotom powiązanym z Spółką. Dotyczy to następujących sytuacji:

    dostarczania i obsługi systemów i rozwiązań informatycznych używanych do przetwarzania danych o Kontrahentach,

     udostępniania danych kontaktowych Kontrahentów Spółki za pomocą systemów informatycznych używanych w Spółce;

     przekazywania danych Kontrahentów w ramach świadczenia przez Spółkę realizacji umowy z Kontrahentem  do innych podmiotów uczestniczących w realizacji umowy – usług na rzecz Spółki, takich jaki usługi transportowe, magazynowe, obsługa prawna, księgowa;

b) poza Spółkę

Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 4.2 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań zleconych przez Spółkę, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Spółka posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:

     wszelkie krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;

     podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak np. dostawcy systemów teleinformatycznych,

      podmioty  świadczące usługi  zakresie realizacji umowy oraz dochodzenia należności i roszczeń,

     podmioty dostarczające korespondencję

     podmioty wykonujące usługi archiwizacyjne oraz niszczenia dokumentacji i nośników danych,

     podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego,

     podmioty świadczące usługi techniczno-technologiczne.

     dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;

     firmy transportowe i spedytorskie;

Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę. Spółka ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.

 

7. Prawa przysługujące Klientom i korzystanie z nich.

7.1. Przysługujące prawa

Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę.

Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie. Spółka niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

a) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);

b) żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;

c) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;

d) dostępu do Państwa danych osobowych i żądania ich kopii,

e) przenoszenia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem

własnych zobowiązań dotyczących poufności,

f) sprostowania Państwa danych osobowych.

W stosunku do danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ADO przysługuje Państwu prawo złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Z uprawnień możecie Państwo skorzystać kontaktując się pisemnie z ADO. Spółka będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Spółka dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

7.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw.

Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Spółka przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości pisemnie na adres Spółki.

Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Spółki, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.